BULLETIN
SKIP

2
2010

Elektronická verze
Vydavatelské údaje

Mozaika

Jednotná čtenářská legitimace v Knihovně města Hradce Králové

V lednu 2010 se Knihovna města Hradce Králové připojila k velkým veřejným knihovnám, jako jsou například brněnská Mahenova knihovna, městské knihovny v Ústí nad Labem či v Karlových Varech a řada dalších. Všechny jmenované veřejné knihovny používají knihovnický systém Clavius a jejich čtenáři využívají komfort, který poskytuje jednotný čtenářský průkaz, tj. jedna legitimace, která platí ve všech automatizovaných odděleních výpůjčních služeb.

V následující zprávě bychom se s Vámi rádi podělili o zkušenosti se zavedením jednotné čtenářské legitimace v naší knihovně. Systémové práce měla na starosti Drahuška Škrabalová z pozice systémového knihovníka; Lenka Holá, vedoucí ústřední půjčovny, sjednocovala databáze všech 22 tisíc registrovaných čtenářů všech půjčoven a Helena Potůčková měla na starosti tu "omáčku" kolem.

Knihovna v Hradci Králové byla pro veřejnost otevřena roku 1896:  jedna místnost v domě za katedrálou sv. Ducha s několika desítkami knížek. Jak rostlo město, rostla i knihovna. Do 21. století vstoupila knihovna jako velký komplex s fondem téměř sedmi set tisíc knihovních jednotek, se čtrnácti tisíci registrovanými uživateli, kteří si ročně vypůjčí téměř 900 000 titulů. V královéhradecké městské knihovně je v současnosti kromě ústřední půjčovny a studovny hudební knihovna, která letos slaví již 70. narozeniny, dále informační středisko, zvuková knihovnu pro nevidomé a dalších 13 poboček po celém městě.

V devadesátých letech a na úplném počátku 21. století nás jednotná čtenářská legitimace vůbec nepálila. Prioritou pro nás byla automatizace - co nejrychlejší dokončení , navedení jednotlivých poboček na automatizovaný výpůjční protokol se vším všudy. Za pochodu jsme vyměnili program KP-sys za Clavius. Jak se ale zvyšoval počet poboček pracujících plně automatizovaně, dostávala se otázka jednotné čtenářské legitimace na pořad dne. V roce 2009, kdy byla dokončena úplná automatizace všech provozů knihovny až na tři malé okrajové pobočky, konečně padlo důležité rozhodnutí - zavést jednotnou čtenářskou legitimaci od 4. ledna 2010. Toto datum se pro nás stalo strašákem; nikdo nevěděl, jak bude reagovat knihovní síť, jak moc se zpomalí, nebo, nedej bože, se úplně zhroutí. Vše dopadlo dobře i přes počáteční nejistotu, která nás první lednové dny letošního roku provázela.

Přípravu na sjednocení čtenářských průkazů jsme zahájili již v říjnu 2009, kdy byl v naší knihovně na poradě Ing. Černý z programátorské firmy Lanius v Táboře. Ten je již od roku 2003, kdy máme v knihovně program Clavius, garantem fungování automatizovaného výpůjčního protokolu. Vysvětlil nám, co bude nutno předem připravit a jak vlastní sloučení čtenářů registrovaných v oddělených výpůjčních protokolech proběhne.

Jednou z přípravných prací na sjednocení čtenářských průkazů byla kontrola databáze čtenářů knihovny. Až do konce loňského roku (2009) měla každá půjčovna svůj vlastní výpůjční protokol a tedy i vlastní uzavřenou evidenci čtenářů. Velmi často byl jeden čtenář zaevidován ve více půjčovnách. Tato praxe měla pro čtenáře své výhody i nevýhody. Výhodou bylo, že si čtenář mohl na každé pobočce půjčit 15 knih a 10 periodik; nevýhodou pak to, že musel na každé pobočce zaplatit registrační poplatek a při rezervaci dokumentu čekat, až se vrátí na jeho pobočce.

Pro sjednocení průkazů bylo důležité, aby u čtenáře, který byl zaevidován ve více půjčovnách, byly rozhodující údaje pro sjednocení stejné jak formálně tak věcně. Při této příležitosti byla provedena aktualizace údajů ve čtenářské kartě (např. bydliště, mail, akademické tituly apod.) a aktuální údaje ze zanikající karty byly překopírované do té karty, na kterou sjednocení proběhne. Nejčastějším případem byla změna bydliště, kdy se čtenář přestěhoval a začal navštěvovat pobočku blíž svému novému bydlišti nebo změna mailové adresy. Pro samotné slučování bylo stanoveno pořadí preferencí poboček podle velikosti pobočky a podle tohoto klíče slučování probíhalo. Proto bylo nutné přetáhnout aktuální údaje od čtenáře z malé pobočky na kartu z větší půjčovny, kam kdysi čtenář chodil, ale z různých důvodů přešel jinam. Procházení 22 000 záznamů bylo sice zdlouhavé, ale že tato práce nebyla marná, se ukázalo hned první lednový den, kdy se sloučily údaje 99% všech čtenářů, kteří byli v databázi vícekrát.

Dalším z důležitých úkolů při zavedení jednotné průkazky bylo podat našim uživatelům informace a vysvětlení o fungování celého systému. S dostatečným časovým předstihem jsme všechny návštěvníky webových stránek upozornili na změny, které od ledna 2010 v našich půjčovnách nastanou, a kam se mohou obrátit pro další potřebné informace. Pro čtenáře byl vytištěn leták s otevíracími dobami všech půjčoven a základními informacemi o jednotné průkazce. O tom, co pro naše uživatele znamená přechod na jednotný průkaz, jsme veřejnost informovali i prostřednictvím regionálního tisku.

První lednový týden bezezbytku prověřil pohotovost a nervy všech pracovníků v půjčovnách. Museli si poradit s problémy, které Ing. Černý postupně řešil přes vzdálený přístup do našeho výpůjčního protokolu. Společným jádrem všech "porodních" problémů při rozjezdu projektu jednotné průkazky na začátku ledna byly registrační poplatky. Protokol automaticky přeregistroval čtenáře při příchodu do kterékoliv půjčovny a nevyžadoval žádné platby, ale bohužel ani u těch čtenářů, kterým právě ten den končila platná registrace. Stejně tak nebylo možné prodloužit čtenáři registraci před uplynutím té dosavadní, což jinak je zcela běžné. Protože knihovník si poradí téměř se vším, pomohli jsme si ruční editací údajů, ale jak to zdržovalo při obsluhování čtenářů, si každý z vlastní praxe dovede představit.

V současné době je každý náš uživatel registrován pouze pod jedním číslem, které je platné pro všechny provozy a pobočky. Také roční registrace je pro celou knihovnu jednotná a výpůjční protokol zohledňuje tu s nejdelší platností.

Sjednocení čtenářských průkazů přineslo čtenářům řadu pozitiv. S jedinou průkazkou si mohou půjčovat na všech pobočkách, roční registrační poplatek platí pouze jednou a půjčený dokument si mohou zamluvit podle svého výběru v kterémkoliv oddělení či pobočce. Podmínkou však je, že kde si čtenář dokument půjčí, tam ho také musí vrátit.

Jediným záporem pro čtenáře, kteří byli před sloučením registrováni na více pobočkách, je limit počtu výpůjček. Ten byl po sloučení zvýšen na 20 knih a 10 periodik, ale sčítají se zde výpůjčky ze všech půjčoven; a to pro některé čtenáře registrované dříve na více pobočkách, znamená jisté omezení. Je však otázka, zda potřebuje mít čtenář doma 30 a více knih, když je knihovna otevřená od pondělí do pátku od 9 do 18 hodin a v sobotu od 8 do l2 hodin.

Pro nás knihovníky je jednotná průkazka skutečnou výhrou. Čtenář nemusí čekat, až se mu dokument vrátí na jeho "mateřské" pobočcce, ale může si pro něj dojít tam, kde je momentálně volný. Také odpadá celý proces přihlašování u čtenářů, kteří již někdy do některé z poboček knihovny chodili. Práce s jednotnou průkazkou znamená pro knihovníka používání více kláves, chceme-li o čtenáři a jeho výpůjčkách na jiných pobočkách vědět více, ale výhody, které z jednotné průkazky vyplývají, jsou jak pro čtenáře, tak pro knihovnu, jednoznačné.

A nemalou výhodou v době, která volá po úsporách, je i menší objem finančních prostředků, které se od ledna vydají na nákup knihovního fondu. S jednotnou průkazkou není třeba nakupovat takové množství multiplikátů.

Lenka Holá, Drahomíra Škrabalová, Mgr. Helena Potůčková