BULLETIN
SKIP

2
2008

Elektronická verze
Vydavatelské údaje

Směr

Benchmarking knihoven - jak poznat dobrou knihovnu?

Knihovny jako instituce poskytující veřejné služby a financované z veřejných rozpočtů jsou velmi často svými zřizovateli vyzývány k tomu, aby prokázaly svou efektivnost. Pokud je tento požadavek vysloven, nastává pro knihovnické manažery nelehký úkol, jak prokázat, že právě jejich knihovna dosahuje dobrých výsledků. Je to obtížné mimo jiné proto, že knihovna v místě svého působení je jedinečná instituce a nemá s kým se objektivně porovnat. V současné době máme k dispozici pro porovnávání výkonů knihovny standardy VKIS, ale ty jsou omezeny pouze na několik základních parametrů. Od roku 2005 pracuje Národní knihovna ČR ve spolupráci s NIPOS a dalšími knihovnami na projektu "Benchmarking knihoven", jehož cílem je vytvořit pro knihovny nástroj, který by umožnil vzájemné porovnávání vlastních výkonů a činností s ostatními knihovnami.

Metoda benchmarkingu byla poprvé využita v 70. letech minulého století firmou Xerox a její použití se rozšířilo jak v komerční sféře, tak i ve veřejném sektoru. Anglický pojem "benchmark" můžeme přeložit jako měřítko, značka zeměměřiče či porovnávací bod. Benchmarking je potom metoda, která nám umožňuje srovnávat činnosti a dosažené výsledky knihoven a také je schopna nalézt knihovny, které v určité oblasti dosahují nejlepších, ale také i nejhorších výsledků. Postup benchmarkingu lze stručně shrnout do pěti základních kroků:

1. Analýza vlastních výkonů a situace knihovny
2. Nalezení knihovny pro vzájemné porovnávání
3. Analýza dosažených výsledků, vzájemné srovnávání
4. Změny ve vlastní činnosti, využití nových postupů a získaných zkušeností
5. Měření dosažených výsledků, zjištění účinnosti změn

Benchmarking umožňuje rychle identifikovat silné a slabé stránky činnosti knihovny a může být podnětem pro trvalé zlepšování. Pomocí vzájemného porovnávání lze zjistit, zda knihovna dosahuje výborných, průměrných či podprůměrných výkonů. Pokud knihovna v některých oblastech výrazněji zaostává, mohou být zjištěné výsledky určitým včasným varováním. Hodnocení vlastních výsledků a možnost srovnávání s ostatními knihovnami je podnětem pro tvořivé uvažování o vnitřních procesech v knihovně. Účastníci projektu mají možnost spolupracovat, vzájemně se setkávat a získávat nové zkušenosti i inspirativní náměty na změny ve svém provozu. Pro vzájemnou komunikaci je k dispozici uzavřená elektronická konference.

Srovnávání činnosti a výkonu knihoven je v benchmarkingu založeno především na statistických údajích, se kterými knihovny běžně pracují a vykazují je. To samozřejmě přináší určitá úskalí. Ze své vlastní praxe víme, že statistické ukazatele ne vždy zcela objektivně odráží široké spektrum aktivit knihovny. Každá knihovna pracuje a působí v určitém kontextu a může v místě vykonávat odlišné funkce, které nelze vždy jednoduše porovnávat. Proto se v benchmarkingu zjišťují i další údaje, které mohou doplnit běžná statistická čísla. Aby se každé knihovně podařilo nalézt inspirativní partnery, je důležité, aby se projektu zúčastnilo co nejvíce knihoven různé velikosti. Do benchmarkingu je v současné době zapojeno více než 80 knihoven různých velikostí.

Knihovna, která vstoupí do projektu, je vyzvána k předání vybraného souboru statistických dat. Tyto údaje jsou doplněny dvěma stručnými dotazníky, které specifikují rozsah internetových služeb knihovny a soustředí další doplňující informace, například počet škol v místě, výši registračních poplatků, údaj o umístění knihovny a další. V tomto dotazníků může knihovna uvést všechna další specifika své činnosti případně upozornit na některé dočasné změny, které mohou deformovat předané údaje, například informace o dočasném uzavření knihovny z důvodu rekonstrukce, mimořádné dotace a investiční akce apod.

Předmětem vzájemného porovnávání je celkem 29 indikátorů, které jsou rozděleny do tří základních skupin:

• Podmínky pro činnost knihovny - 12 indikátorů, například:
  • Podíl financování knihovny na rozpočtu obce
  • % obnovy knižního fondu
  • Objem přírůstků na 1000 obyvatel
  • Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel
  • Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 návštěvníků
• Uživatelé, služby - 8 indikátorů, například:
  • Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace
  • Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže
  • Počet návštěv na jednoho obyvatele
  • Obrat knihovního fondu
  • Kulturní akce na 1000 obyvatel
• Financování, výdaje, efektivita - 9 indikátorů, například:
  • Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele
  • Náklady na pořízení knihovního fondu v přepočtu na jednoho obyvatele
  • % osobních nákladů z celkových provozních nákladů
  • % získaných dotací, grantů, vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

Benchmarking je otevřen všem veřejným knihovnám provozovanými obcemi, městy i kraji. Základní podmínkou pro vstup do projektu je mít chuť a snad i odvahu srovnávat se s jinými a měnit svou činnost. Druhou podmínkou je poskytnout kvalitní statistická data a další údaje o činnosti knihovny, včetně údajů o financování a výdajích. To do určité míry limituje účast pro neprofesionální knihovny, které ve statistice nevyplňují ekonomické údaje. Pokud si ale i ta nejmenší knihovna je schopna získat nezbytné údaje, může do projektu vstoupit.

Citlivou otázkou je, kdo může vložené údaje či zjištěné výsledky používat. Řada knihoven má se svými zřizovateli nepříliš dobré zkušenosti v tom, že některé údaje o činnosti knihovny nejsou chápány jako podnět pro další rozvoj, ale jsou někdy naopak zneužity pro omezování služeb. Proto se účastníci projektu dohodli, že výsledky vzájemného porovnávání budou k dispozici pouze účastníkům projektu. Srovnávací databáze je přístupna pouze pomocí hesla.

Benchmarking knihoven není samospasitelná či zázračná metoda proměny v dobrou knihovnu. Pokud má být benchmarking užitečný, musí ho vedení i celá knihovna vnímat jako něco užitečného. Může naznačit, v čem by se knihovna mohla v příštím období změnit, jakým směrem by se mohla rozvíjet. To jestli to opravdu učiní, závisí především na lidech, kteří v knihovně pracují a kteří ji financují.

Pokud máte zájem zúčastnit se projektu "Bechmarking knihoven", kontaktuje Mgr. Vladanu Pillerovou z Knihovnického institutu Národní knihovny ČR, email: vladana.pillerova@nkp.cz, tel. 221 663 333. Pro větší skupinu knihoven, které mají zájem o vstup do projektu je možno připravit specializované školení, kontakt: vit.richter@nkp.cz, tel. 221 663 338, 603 223 627. Podrobnosti o projektu "Benchmarking knihoven" jsou k dispozici na: http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=02_Odb/Benchmarking.htm

Vít Richter